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| Imagem extraída de: fortalbikesport.blogspot.com ; Acesso: 14/12/2012 |
1ª) Quais as espécies documentais existentes no CEDOC?
Atas, atos administrativos, memorandos, ofícios, relatórios, projetos, convites, contratos, etc.
2ª) Quais as correspondentes funções de tais espécies?
Ata – Função de comprovar a ocorrência de uma reunião ou a existência da comissão que o gerou.
Ato - A função do ato existente no CEDOC é expressar a vontade do administrador, no caso, pode ser o reitor, direto, coordenador, decano, etc.
Memorando e Ofícios – É estabelecer respectivamente a comunicação interna e externa.
Relatórios – Tem função de expor ocorrências, descrever as atividades realizadas por competentes e também com a finalidade de reportar à autoridade.
Projeto – Tem a finalidade de propor métodos, objetivos e justificativas para a execução de determinada atividade.
Convites – A função é solicitar o comparecimento de representantes a algum evento, reunião, assembleia, congresso, encontro, etc. E também demonstrar a interação na UnB com órgãos externos e internos.
Contrato – Estabelecer vínculos da UnB com outros órgãos.
3ª) Qual a relação entre as séries documentais do arquivo do CEDOC com as fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das três idades.
Fase Corrente: Os documentos encontram-se nos centros de custo.
Fase Intermediária: Assentamentos de prestadores de serviço, projetos e eventos do DEX, Estudo socioeconômico de estudantes.
Fase Permanente: Projetos e eventos do DEX, pareceres jurídicos, registros de diploma, atas de reunião, atos, relatórios de atividades.
4ª) Sugestão de um Plano de Classificação para os documentos do CEDOC.
AREA-MEIO
1.ADMINISTRAÇÃO GERAL:
1.1 – Atos administrativos
1.1.1– Atos deliberativos
1.1.2 – Atos enunciativos
1.1.3 – Atos de correspondência
1.1.4 – Atos ordinatórios
1.1.5 - Atos negociais
1.1.6 – Atos institucionais como aprovação de regimentos, organograma...
1.2 Recursos humanos
1.2.1 - Atos de servidores efetivos
1.2.1.1 Atos sobre concursos públicos, editais, etc.
1.2.1.2 Atos sobre a nomeação
1.2.1.3 Atos sobre avaliações de estágio probatório
1.2.1.4 – Atos sobre adicionais de qualificação
1.2.1.5 – Atos sobre concessões de viagens e de passagens aéreas
1.2.1.6 - Atos de exoneração
1.2.1.7 – Atos de vacância
1.2.1.8 – Atos sobre processos administrativos disciplinares
1.2.2 – Contratos de terceirização de funcionários
1.2.3 – Atos sobre estágio técnico remunerado
1.3 Recursos materiais
1.3.1 Material permanente
1.3.2 Material de consumo
1.4 Patrimônio
1.4.1 Bens-móveis
1.4.2.1 Aquisição ou pedido de compra, licitações, etc.
1.4.2.2 Aluguel
1.4.2.3 Docs. sobre transferência patrimonial
1.4.2.4 Alienações, vendas
1.4.2 Bens imóveis
1.4.2.1 Aquisição ou pedido de compra, licitações, etc.
1.4.2.2 Aluguel
1.4.2.3 Docs. sobre transferência patrimonial
1.4.2.4 Alienações, vendas
1.5 Comunicações
1.5.1 Comunicações internas
1.5.1.1 Memorandos, requerimentos, convites, ...
1.5.2 Comunicações externas
1.5.2.1 Ofícios, cartas...
1.5.2.2 Convites
AREA-FIM
2. GRADUAÇÃO
2.1 Ensino
2.1.1 Estruturação dos cursos
2.1.1.1 Projeto pedagógico
2.1.1.2 Disciplinas
2.1.1.3 Docentes
2.1.2 Matrícula do Aluno
2.1.3 Avaliações
2.1.4 Monitorias, bolsas
2.1.5 Estágios
2.1.5.1 Estágios supervisionados obrigatórios
2.1.5.2 Estágios não obrigatórios
2.1.6 Calendário acadêmico
2.2 Pesquisa
2.2.1 Editais, requisitos
2.3 Extensão
2.3.1 Programas de extensão
2.3.1.1 Projetos de extensão
2.3.1.2 Cursos de extensão
2.3.1.3 Eventos de extensão
2.4 Assistência Estudantil
2.4.1 Estudo socioeconômico e auxílio alimentação
2.4.2 Moradia estudantil
2.4.3 Bolsa permanência, Bolsa emergencial
2.4.4 Auxílio viagem
3. PÓS-GRADUAÇÃO
3.1 Ensino
3.1.1 Editais de seleção
3.1.2 Matrícula
3.1.3 Monitoria
3.1.4 Estágios
3.1.5 Disciplinas
3.1.6 Docentes
3.1.7 Aluno especial
3.1.8 Calendários acadêmico
3.2 Pesquisa
3.2.1 Linhas de pesquisa
3.2.2 Grupos de pesquisa
3.3 Extensão
3.3.1 Programas de extensão
3.3.1.1 Projetos de extensão
3.3.1.2 Cursos de extensão
3.3.1.3 Eventos de extensão
3.4 Assistência Estudantil
3.4.1 Bolsa estudantil (Capes)
3.4.2 Moradia estudantil
OBS.: Lembramos que a utilização desse plano deve ser precedida de orientação e até mesmo instrução do próprio.
5ª) Sugestões de melhorias para a ação arquivística do CEDOC.
a) O CEDOC possui muitos funcionários temporários ou sem a formação superior necessária, logo ocorre muita rotatividade entre os profissionais e isso prejudica a adoção de padronizações arquivísticas. Logo, a sugestão é reforçar o quadro de servidores efetivos Arquivistas por meio da abertura de concursos públicos;
b) Orientar para que cada departamento ou setor da universidade gerencie seus documentos conforme os padrões arquivísticos atuais do CONARQ/Arquivo Nacional, desde o momento da fase corrente. Desse modo, é necessário reforçar as palestras e a assistência técnica sobre gestão em arquivos, sempre esclarecendo qualquer dúvida e, se possível, utilizando uma ferramenta de comunicação direta entre os funcionários da universidade, como Skype, Messenger, entre outros;
c) Conservar e, se possível, restaurar os documentos arquivísticos que se encontram em péssimo estado de conservação;
d) Disponibilizar em seu site para download um manual de assistência técnica arquivística que possa ser um instrumento que estabeleça as condições mínimas e eficientes para arquivar documentos e ensinar os funcionários da UnB interessados em utilizar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade, adotados pelo CEDOC;
e) Implantar um sistema/software de arquivos, que permita a eficiente gestão de documentos arquivísticos e a recuperação dos mesmos;
f) Implantar um sistema de gestão de documentos que nascem em meio digital, que siga os modelos do e-ARQ Brasil;
g) Indexar os documentos arquivísticos e estabelecer um vocabulário controlado para a universidade;
h) Aproveitar o período de expansão das universidades e instituições de ensino superior no país e buscar um ambiente/espaço físico mais adequado e climatizado na universidade, pois o CEDOC encontra-se espalhado em diversas salas do prédio Multiuso I, Bloco B.
